Poster eZawa aRt

ini adalah poster untuk acara bakti sosial Satukan Hati untuk Merapi...

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

MAKALAH

SISTEM INFORMASI

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Kelompok  1

Disusun oleh :

1.      EGA SHELA MARSIANI                       201043500206

2.      ANDREAS EKA PUTRA                        201043500207

3.      MUHAMMAD ICHSAN                        201043500254

4.      MUHAMMAD ICHWAN                       201043500208

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS FTMIPA

UNIVERSITAS INDRAPRASTA PGRI

JAKARTA

2011

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT atas limpahan rahmat dan hidayahnya, sehingga kami dapat menyelesaikan tugas makalah Sistem Informasi Manajemen yang berjudul “Sistem Informasi Sumber Daya Manusia” dan menjadi salah satu tugas dari mata kuliah Sistem Informasi Manajemen ini dengan baik dan lancar.

Penyusunan makalah tidak terlepas dari bantuan dan dukungan dari berbagai pihak, oleh sebab itu dengan segala ketulusan dan kerendahan hati kami ingin mengucapkan terima kasih kepada:

1.      Bapak Nahot Frastian,S.Kom selaku dosen mata kuliah Sistem Informasi

2.      Rekan-rekan mahasiswa-mahasiswi Unindra

3.      Kedua orang tua kami yang telah memberikan dukungan moral maupun material

4.      Semua pihak yang tidak dapat kami sebutkan satu per satu 

Kami sebagai penyusun makalah ini menyadari sepenuhnya bahwa dalam penulisan makalah ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu kami mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan di masa yang akan datang. Akhir kata, semoga makalah ini bermanfaat bagi kami selaku penyusun dan penulis makalah ini pada khususnya dan bagi pembaca pada umumnya sebagai referensi tambahan di bidang ilmu Sistem Informasi.

                   Jakarta, 16 Oktober 2011

                                             

                                                                                 Penyusun

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL.............................................................................................. 1

KATA PENGANTAR............................................................................................ 2

DAFTAR ISI........................................................................................................... 3

BAB.I. PENDAHULUAN

                 1.1 Latar Belakang.................................................................................. 4

                 1.2 Rumusan Masalah.............................................................................. 5

     1.3 Tujuan Makalah..........................................................................                    5

BAB.II. PEMBAHASAN

                 2.1 Pengertian Sistem Informasi SDM....................................................  6           

                 2.2 Fungsi Sumber Daya Manusia......................................................... 15

                 2.3 Kegiatan Utama SDM............................................................... ..... 23                       

                 2.4. Arus Sumber Daya Personil............................................................ 28           

                 2.5. Model Sistem Informasi SDM.......................................................   29           

                 2.6 Subsistem Input Sistem Informasi SDM.........................................    30           

                 2.7 Database Sistem Informasi SDM............................................... .....  32

                 2.8 Subsistem Output Sistem Informasi SDM......................................    33           

BAB.III. PENUTUP

                 3.1 Kesimpulan...................................................................................... 35           

DAFTAR PUSTAKA...........................................................................................  36 

  

BAB. I

PENDAHULUAN

1.1.        LATAR BELAKANG

Setiap organisasi khususnya perusahaan memerlukan data yang bersifat riil dari setiap tingkatan manajemennya. Data tersebut disusun dan dikelola dalam sebuah sistem informasi. Salah satu sistem informasi terpenting pada perusahaan adalah Sistem Informasi Sumber Daya Manusia/Human Resourches Information System (SISDM/HRIS).

Setiap perusahaan besar pastilah memiliki sistem informasi sumber daya manusia (human resource information system). Sistem sumber daya manusia membantu bisnis dalam mengembangkan susunan kebutuhan kepegawaian, mengidentifikasi potensi-potensi karyawan baru, menyimpan arsip karyawan, menjejaki pelatihan, keterampilan, dan prestasi kerja karyawan, dan membantu para manajer mengembangkan rencana yang sesuai dengan kompensasi dan pengembangan karir karyawan.

Sistem perusahaan dapat membantu bisnis untuk mengkoordinasi susunan kepegawaian mereka dengan aktivitas produksi dan penjualan dan sumber daya keuangan.

Sumber daya manusia bertanggung jawab untuk menarik, mengembangkan, dan memelihara satuan kerja perusahaan. Sistem informasi sumber daya manusia mendukung aktivitas misalnya menggidentifikasi potensi-potensi karyawan, memelihara catatan lengkap, atas tiap karyawan, dan menciptakan program untuk mengembangkan talenta dan keterampilan karyawan.

1.2.        RUMUSAN MASALAH

1. Apakah yang dimaksud dengan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia?
2. Apakah fungsi dari Sumber Daya Manusia?
3. Apa kegiatan utama Sumber Daya Manusia?
4. Bagaimana arus Sumber Daya Personil?
5. Bagaimana model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia?
6. Apa saja Subsistem Input dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia?
7. Apakah yang dimaksud dengan Database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia?
8. Apa saja Subsistem Output dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia?

1.3.        TUJUAN MAKALAH

            Adapun tujuan dari penyusunan makalah dengan judul “ system Informasi Sumber Daya Manusia “ adalah sebagai berikut :

1.      Memenuhi salah satu tugas mata kuliah Sistem Informasi Manajemen

2.      Melatih Mahasiswa untuk lebih aktif dalam pencarian bahan-bahan materi Sistem Informasi Manajemen

3.      Menambah wawasan dan pengetahuan tentang sistem Informasi Sumber Daya Manusia

4.      Memahami secara utuh fungsi dari Sistem Informasi sumber Daya Manusia

BAB. II

PEMBAHASAN

2.1. PENGERTIAN SISTEM INFORMASI SUMBER          DAYA MANUSIA

Sistem informasi sumber daya manusia adalah sistem yang bertugas untuk mengumpulkan dan memelihara data yang menjelaskan sumber daya manusia, mengubah data tersebut menjadi informasi, dan melaporkan informasi itu kepada pemakai.

Sistem informasi sumber daya manusia adalah sebuah sistem yang mendukung proses pengambilan keputusan dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan. Informasi yang disediakan merupakan informasi mengenai kebutuhan akan pegawai dalam sebuah organisasi, informasi perekrutan pegawai, informasi data pegawai, informasi pengelolaan pegawai selama menjadi bagian dari organisasi tersebut, dan informasi mengenai pemberhentian pegawai.

Sistem informasi sumber daya manusia merupakan sebuah bentuk interaksi atau pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia dan teknologi informasi. Ssistem ini menggabungkan manajemen sumber daya manusia sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas manajemen sumber daya manusia seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan. Secara keseluruhan sistem perencanaan sumber daya perusahaan bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat universal.

   Definisi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Human Resources Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support System dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan.

Pengertian menurut wikipedia.com, yang dimaksud HRIS adalah sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP). Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui satu basisdata yang sama merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel namun juga lebih kaku

aturan-aturannya.

Karakteristik informasi yang dipersiapakan dalam Sistem Informasi Sumberdaya Manusia adalah:

1. Timely (tepat waktu)
2. Accurate (akurat)
3. Concise (ringkas)
4. Relevant (relevan)
5. Complete (lengkap)

Manajer dalam suatu perusahaan memerlukan informasi yang memiliki karakteritik di atas dalam rangka mengambil suatu keputusan (a decision making).

 Sumber Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Membentuk sistem informasi sumber daya manusia yang komprehensif, memerlukan informasi yang diperoleh dari berbagai sumber. Formulir-formulir khusus dan kuisioner ± kuisioner dapat dibuat untuk mengumpulkan informasi bagi keperluan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia, diungkapkan oleh Henry Simamora (1997 :94) di dalam bukunya Manajemen  Sumber Daya Manusia sebagai berikut :

Sumber-sumber informasi dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia adalah

sebagai berikut :

1.       Blangko-blangko lamaran

            Blangko lamaran harus dirancang sebagai guna mengumpulkan informasi yang dibutuh-kan untuk Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Informasi ini mencakup tingkat pendidikan, keahlian, dan data biografis lainnya yang relevan. Setelah si calon diseleksi, diminta menyelesaikan blanko kedua yang meminta informasi yang lebih rinci untuk keperluan Sistem Informasi Sumber DayaManusia

2. Evaluasi-evaluasi penting

            Informasi penting harus dimutahirkan secara periodik meliputi keahlian ± Keahlian dan bakat karyawan, tingkat kinerja saat ini dan potensipertumbuhannya. Organisasi memerlukan informasi yang sahih untuk membuatkeputusan-keputusan perencanaan jangka panjang me-nyangkut individu-individu yang memiliki potensi promosi

3. Maklumat-maklumat perubahan personalia

            Organisasi telah mengembangkan blanko sederhana yang disebut maklumat perubahan personalia (personal change notice), dimana penyedia dimintamelengkapi dan mengirimkan ke bagian sumber daya manusia.

4. Tindakan-tindakan pendisiplinan

            Informasi yang bersangkut paut tindakan disipliner formal juga diperlukan dalam Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Beberapa organisasi menggunakan formulir khusus untuk me-laporkan informasi ini kepada bagian sumber daya manusia.

5. Daftar gaji

            Sistem Informasi Sumber Daya Manusia kadang-kadang berisi riwayat gajisetiap karyawan, termasuk gaji dasar, persentase kenaikan setiap tahun dan setiap bonus serta penghargaan khusus yang telah diberikan. Informasi ini dapat menjadi bagian dari data yang disediakan melalui formulir evaluasi kerja.

Komponen Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Komponen-komponen Sistem Informasi Sumber Daya Manusia yang dikemukakan oleh Henry Simamora dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia adalah :

a.Fungsi Masukan,

b.Fungsi Pemrosesan,

c.Fungsi Keluaran.

            Secara singkat komponen fungsional utama dalam Sistem Informasi Sumber Daya Manusia tersebut dapat diuraikan sebagai berikut :

a. Fungsi Masukan

            Yaitu memberikan kemampuan untuk memasukan informasi personalia kedalam Sistem Sumber Daya Manusia, fungsi ini mengumpulkan data sepertisiapa yang mengumpulkan data, kapan, dan bagaimana data diproses. Masukan-masukan dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia serupa dengan system manual, informasi karyawan, kebijakan-kebijakan dan prosedur sumber daya manusia dan informasi yang berkaitan dengan personalia lainnya harus dimasukan ke dalam sistem agar dapat digunakan. Informasi ini biasanya dimasukan dari dokumen-dokumen (seperti formulir lamaran) ke dalam komputer pribadi yang dihubungkan dengan komputer besar (mainframe computer). Informasi dapat diketik, dibaca secara digital atau dipindah (scanned) dari dokumen-dokumen dimasukan kedalam sistem dari komputer-komputerlainnya atau diambil dari mesin-mesin lainnya yang dihubungkan dengankomputer (misalnya mesin absensi yang dihubungkan langsung dengan komputer).

b. Fungsi Pemrosesan

            Sistem data dimasukan ke dalam sistem informasi, fungsi pemeliharaan databaru (data maintenance function) akan memperbaharui dan menambahkan data baru ke dalam basis data yang ada. Dalam sistem yang tidak terkomputerisasi, karyawan melakukan hal ini dengan tangan, mereka mengarsipkan dokumen dokumen kertas dan membuat masukan-masukan data ke dalam arsip ± arsip. Sistem yang terkomputerisasi melakukan fungsi ini secara akurat dan cepat.

c. Fungsi Keluaran

            Merupakan fungsi yang paling terlihat dari sebuah Sistem Informasi Sumber Daya Manusia.Untuk menghasilkan fungsi keluaran yang bernilai bagi pemakai-pemakai komputer, Sistem Informasi Sumber Daya Manusia harus memproses keluaran tersebut, membuat kalkulasi-kalkulasi yang diperlukan dan setelah itu memformat persentasinya dengan cara yang dapat dimengerti oleh para pemakai. Sistem yang tidak terkomputerisasi melakukan hal ini secara manual, menyusun statistik-statistik dan mengetik laporan-laporan. Sistem yang terkomputerisasi melakukan hal ini dengan menggunakan program-program yang canggih.

Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Perencanaan awal harus memasukan sebuah model keseluruhan yang akan menggambarkan masukan-masukan, transformasi, dan keluaran-keluaran yang diharapkan dari sebuah sistem. Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia menggunakan format umum yang sama dari subsistem input, database, dan subsistem output yang telah digunakan berbagai area fungsional lain.

Komponen Sumber Daya Manusia (SDM) dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. Subsistem Input

Kombinasi standar dari pengolahan data,  penelitian, dan intelejen.

Subsistem ini terdiri dari :

a.       Sistem Informasi Data Personil

b.      Menyediakan data personil bagi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil yang berupa non keuntungan relatif lebih permanen seperti : nama pegawai, jenis kelamin, tanggal lahir, pendidikan, jumlah tanggungan.

c.       Subsistem Penelitian Sumber Daya Manusia

Mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus, contohnya :

penelitian suksesi, analisis dan evaluasi jabatan dan penelitian keluhan.

d.      Subsistem Intelijen Sumber Daya Manusia

Subsistem ini mengumpulkan data berhubungan dengan Sumber Daya Manusia (SDM) dari lingkungan perusahaan. Elemen lingkungan yang menyediakan data ini meliputi pemerintah, pemasok, tenaga kerja, masyarakat global, dan sebagainya.

2.      Database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM)

Database yang digunakan adalah berbasis komputer yang meliputi :

a. Isi Database

     Data pegawai, seperti : tanggal lahir, nama, departemen, jabatan, tingkat pendidikan, dan lain-lain.

     Data non pegawai, yang mengidentifikasi data dan menjelaskan organisasi di lingkungan per-usahaan seperti agen tenaga kerja, akademis, universitas, serikat kerja, serta pemerintahan.

b. Lokasi Database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM)

             Sebagai database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia ditempatkan pada komputer sentral perusahaan, tetapi database yang lain bisa berada didivisi khusus seperti pada divisi operasi lain dan luar pusat pelayanan.

c. Perangkat Lunak Manajemen Database

             Perangkat lunak yang digunakan dalam mengelola database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia perusahaan contohnya : IMS, FOCUS, Dbase, dan lain-lain.

3. Subsistem Output

     Mencerminkan hasil pengelolahan data Sumber Daya Manusia (SDM) personil perusahaan, yang meliputi :

a. Subsistem Perencanaan Angkatan Kerja

             Subsistem ini meliputi semua kegiatan yang memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasi kebutuhan pegawai di masa datang sepertipembuatan bagan organisasi, peramalan gaji, analisis atau evaluasi jabatan.

b. Subsistem Perekutan

             Subsistem ini mengidentifikasi dua aplikasi perekutan yaitu penelusuran pelamaran dan pencarian internal.

c. Subsistem Manajemen Angkatan Kerja

            Meliputi penilaian kerja, pendidikan dan pelatihan, pengendalian posisi, realokasi, keahlian atau kompetisi, suksesi dan pendisiplinan.

d. Subsistem Kompesasi

   Mendeskripsikan segala bentuk informasi yang berkaitan dengan balas jasa terhadap apa yang telah dikerjakan oleh karyawan, meliputi peningkatanpenghargaan, gaji, kompesasi eksekutif, intensif bonus kehadiran.

e. Subsistem benefit

            Subsistem benefit ini seperti berapa besar pensiun yang diperoleh seorang karyawan dan    masa kerjanya.

2.2. FUNGSI SUMBER DAYA MANUSIA

Sumber Daya Manusia merupakan departemen atau divisi yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan sumber daya manusia dalam sebuah organisas atas kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya menusia seperti perekrutan, penerimaan, pendidikan, pelatihan, manajemen data, penghentian, dan administrasi tunjangan.

Sumber daya manusia adalah faktor produksi yang kompleks apabila dibandingkan dengan factor produksi lainnya. Manusia memiliki, kemauan, keinginan, cita-cita, dan emosi. Tidaklah demikian dengan sumber daya lainnya.

            Menurut Cherrington(1995: 11), fungsi-fungsi sumber daya manusia terdiri dari:

a.  Staffng/Employmcnt

Fungsi ini terdiri dari tiga aktivitas penting, yaitu perencanaan, penarikan, dan seleksi sumber daya manusia. Sebenamya para manajer bertanggung jawab untuk mengantisispasi kebutuhan sumber daya manusia. Dengan semakin berkembangnya perusahaan, para manajer menjadi lebih tergantung pada departemen sumber daya manusia untuk mengumpulkan informasi mengenai komposisi dan keterampilan tenaga kerja saat ini.

Meskipun penarikan tenaga kerja dilakukan sepenuhnya oleh departemen sumber daya manusia, departemen lain tetap terlibat dengan menyediakan deskripsi dari spesifikasi pekerjaan untuk membantu proses penarikan.

Dalam proses seleksi, departemen sumber daya manusia melakukan penyaringan melalui wawancara, tes, dan menyelidiki latar belakang pelamar. Tanggung jawab departemen sumber daya manusia untuk pengadaan tenaga kerja ini semakin meningkat dengan adanya hukum tentang kesempatan kerja yang sama dan berbagai syarat yang diperlukan perusahaan.

b. Performance Evaluation

Penilaian kinerja sumber daya manusia merupakan tanggung jawab departemen sumber daya manusia dan para manajer. Para manajer menanggung tanggung jawab utama untuk mengevaluasi bawahannya dan departemen sumber daya manusia bertanggung jawab untuk mengembangkan bentuk penilaian kinerja yang efektif dan memastikan bahwa penilaian kinerja tersebut dilakukan oleh seluruh bagian perusahaan.

Departemen sumber daya rnanusia juga perlu melakukan pelatihan terhadap para manajer tentang bagaimana membuat standar kinerja yang baik dan membuat penilaian kinerja yang akurat.

c. Compensation

Dalam hal kompensasi/reward dibutuhkan suatu koordinasi yang baik antara departemen sumber daya manusia dengan para manajer. Para manajer bertanggung jawab dalam hal kenaikan gaji, sedangkan departemen sumber daya manusia bertanggung jawab untuk mengembangkan struktur gaji yang baik. Sistem kompensasi yang memerlukan keseimbangan antara pembayaran dan manfaat yang diberikan kepada tenaga kerja. Pembayaran meliputi gaji, bonus, insentif, dan pembagian keuntungan yang diterima oleh karyawan. Manfaat meliputi asuransi kesehatan, asuransi jiwa, cuti, dan sebagainya. Departemen sumber daya manusia bertanggung jawab untuk memastikan bahwa kompensasi yang diberikan bersifat kompetitif diantara perusahaan yang sejenis, adil, sesuai. dengan hukum yang berlaku (misalnya:UMR), dan memberikan motivasi.

d. Training and Development

Departemen sumber daya manusia bertanggung jawab untuk membantu para manajer menjadi pelatih dan penasehat yang baik bagi bawahannya, menciptakan program pelatihan dan pengembangan yang efektif baik bagi karyawan baru (orientasi) maupun yang sudah ada (pengembangan keterampilan), terlibat dalam program pelatihan dan pengembangan tersebut, memperkirakan kebutuhan perusahaan akan program pelati han dan pengembangan, serta mengevaluasi efektifitas progam pelatihan dan pengembangan. Tanggung jawab departemen sumber daya manusia dalam hal ini juga menyangkut masalah pemutusan hubungan kerja Tanggung jawab ini membantu restrukturisasi perusahaan dan memberikan solusi terhadap konflik yang terjadi dalam perusahaan.

e. Employee Relations

Dalam perusahaan yang memiliki serikat pekeja, departemen sumber daya manusia berperan aktif dalam melakukan negosiasi dan mengurus masalah persetujuan dengan pihak serikat pekerja. Membantu perusahaan menghadapi serikat pekerja merupakan tanggung jawab departemen sumber daya manusia. Setelah persetujuan disepakati, departemen sumber daya manusia membantu para manajer tentang bagaimana mengurus persetujuan tersebut dan menghindari keluhan yang lebih banyak. Tanggung jawab utama departernen sumber daya manusia adalah untuk menghindari praktek-praktek yang tidak sehat (misalnya : mogok kerja, demonstrasi). Dalam perusahaan yang tidak memiliki serikat kerja, departemen sumber daya manusia dibutuhkan untuk terlibat dalam hubungan karyawan. Secara umum, para karyawan tidak bergabung dengan serikat kerja jika gaji mereka cukup memadai dan mereka percaya bahwa pihak perusahaan bertanggung jawab terhadap kebutuhan mereka. Departemen sumber daya manusia dalam hal ini perlu memastikan apakah para karyawan diperlakukan secara baik dan apakah ada cara yang baik dan jelas untuk mengatasi keluhan. Setiap perusahaan, baik yang memiliki serikat pekerja atau tidak, memerlukan suatu cara yang tegas untuk meningkatkan kedisiplinan serta mengatasi keluhan dalam upaya mengatasi permasalahan dan melindungi tenaga kerja.

f. Safety and Health

Setiap perusahaan wajib untuk memiliki dan melaksanakan program keselamatan untuk mengurangi kejadian yang tidak diinginkan dan menciptakan kondisi yang sehat. Tenaga kerja perlu diingatkan secara terus menerus tentang pentingnya keselamatan kerja Suatu program keselamatan kerja yang efektif dapat mengurangi jumlah kecelakaan dan meningkatkan kesehatan tenaga kerja secara umum. Departemen sumber daya manusia mempunyai tanggung jawab utama untuk mengadakan pelatihan tentang keselamatan kerja, mengidentifikasi dan memperbaiki kondisi yang membahayakan tenaga kerja, dan melaporkan adanya kecelakaan kerja.

g. Personnel Research

Dalam usahanya untuk meningkatkan efektifitas perusahan, departemen sumber daya manusia melakukan analisis terhadap masalah individu dan perusahaan serta membuat perubahan yang sesuai. Masalah yang sering diperhatikan oleh departemen sumber daya manusia adalah penyebab terjadinya ketidakhadiran dan keterlambatan karyawan, bagaimana prosedur penarikan dan seleksi yang baik, dan penyebab ketidakpuasan tenaga kerja. Departemen sumber daya manusia bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan menganalisis informasi yang menyinggung masalah ini. Hasilnya digunakan menilai apakah kebijakan yang sudah ada perlu diadakan perubahan atau tidak.

Peran Departemen Sumber Daya Manusia

Dalam hubungannya dengan para manajer dan untuk melaksanakan fungsi-fungsinya, departemen sumber daya manusia memiliki peran yang diharapkan dapat membantu para manajer untuk mencapai tujuan perusahaan. Menurut Cherrington (1995:8) peranan departemen sumber daya manusia terdiri dari:

a. Advisory/Counseling Role

Dalam peran ini, departemen sumber daya manusia berperan sebagai konsultan internal yang bertugas mengumpulkan informasi, menentukan pennasalahan, menentukan solusi atas masalah tersebut, dan memberikan bantuan serta panduan dalam memecahkan permasalahan sumber daya manusia yang dihadapi oleh perusahaan. Peran departemen sumber daya manusia ini tampak dalam tanggung jawabnya mengenai staffing, performance evaluation, program pelatihan, dan pemutusan hubungan kerja. Dalam hal ini,

departemen sumber daya manusia menyediakan masukan yang membantu para manajer untuk mengambil keputusan.

b. Service Role

Dalam peran ini departemen sumber daya manusia melakukan aktivitas yang memberikan pelayanan secara langung kepada pihak manajer. Penari kan, pelatihan orientasi, melakukan pencatatan, dan melaporkan pekerjaan merupakan contoh peranan ini.

c. Control Role

Dalam melaksanakan peran ini, departemen sumber daya manusia bertugas untuk mengendalikan fungsi manajemen sumber daya manusia dalam perusahaan. Departemen sumber daya manusia mengeluarkan kebijakan dan mengendalikan sumber daya manusia melalui kebijakan tersebut, sehingga departemen sumber daya manusia berperan sebagai wakil pihak top management perusahaan. Dengan adanya berbagai peraturan, peran ini semakin penting dalam mengatur masalah keselamatan kerja, kesempatan kerja yang sama, hubungan tenaga kerja, dan kompensasi.

Merancang dan Menerapkan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Untuk merancang sistem informasi sumber daya manusia yang efektif, pakar menyarankan dengan pertanyaan mengenai data yang harus dimasukan. Pertanyaan yang harus diajukan adalah :

1. Informasi apa yang tersedia Dan informasi apa yang dibutuhkan mengenai

orang-orang dalam organisasi.

      2. Untuk kegunaan apa informasi tersebut.

      3. Dalam format apa hasil akan dipresentasikan agar sensual dengan dokumen

          organisasional lainnya.

            4. siapa yang mebutuhkan informasi tersebut.

            5. Kapan dan seberapa sering informasi tersebut dibutuhkan.

Selanjutnya, kegunaan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM), adalah sebagai berikut :

1. Perencanaan dan Analisis SDM

a. bagian organisasi

b. proyeksi kepegawaian

c. analisis ketidakhadiran

d. pembiayaan restrukturisasi

e. pencocokan pekerjaan internal

2. Kesetaraan dalam Pekerjaan

a. pelacakan pelamar

b. analisis ketersediaan

3. Kepegawaian

a. sumber perekrutan

b. pelacakan pelamar

c. analisis penolakan penawaran

4. Pengembangan SDM

a. profil pelatihan karyawan

b. penilaian kebutuhan latihan

c. perencanaan penggantian

d. kepemimpinan

e. peminatan dan pengalaman karier

5. Kompensasi dan Tunjangan

a. struktur penggajian

b. pembiayaan upah/gaji

c. administrasi tunjangan yang fleksibel

d. pengambilan cuti tahunan

e. analisis penggunaan tunjangan

f. laporan pajak

6. Kesehatan, Keselamatan Kerja dan Keamanan

a. pelatihan keselamatan

b. catatan kecelakaan

c. catatan data material

7. Hubungan Karyawan dan Buruh

a. pembiayaan negosiasi serikat pekerja

b. catatan audit

c. hasil survey sikap

d. analisis wawancara keluar kerja

e. sejarah kerja karyawan.

2.3. KEGIATAN UTAMA SUMBER DAYA MANUSIA

1.     Perekrutan dan Penerimaan

Rekrutmen adalah proses mencari, menemukan, mengajak dan menetapkan sejumlah orang dari dalam maupun dari luar perusahaan sebagai calon tenaga kerja dengan karakteristik tertentu seperti yang telah ditetapkan dalam perencanaan sumber daya manusia.

Merekrut pegawai adalah pekerjaan klasik yang sudah ada dan dilakukan baik untuk keperluan pribadi atau keluarga maupun perusahaan. Pekerjaan ini memang dapat dilakukan begitu saja tanpa ilmu manajemen tertentu, hanya berdasarkan intuisi apakah seseorang yang akan direkrut baik atau tidak attitudenya dan cocok atau tidak dengan jenis pekerjaannya.

Dalam melakukan proses rekrutmen, ada hal-hal yang perlu diperhatikan agar rekrutmen tersebut menjadi efektif, yaitu:

1. Posisi atau jabatan yang diperlukan untuk diisi; apakah untuk level managerial atau untuk level staff
2. Sebutkan gender yang diinginkan termasuk juga statusnya
3. Rentang usia biasanya terkait erat dengan pengalaman kerja dan tingkah laku.
4. Pengalaman yang dibutuhkan oleh perusahaan dari calon karyawan yang berpengaruh pada keahlian, kemampuan, dan pengetahuan.
5. Perhatikan riwayat pengalaman kerja calon karyawan, sesuai dengan bidang usaha yang kita inginkan.
6. Penampilan  juga turut menentukan
7. Tempat tinggal calon karyawan dari kantor kita.

Agar proses perekrutan karyawan menjadi efektif dan efisien, perlu diperhatikan tiga aspek penting.

1.      Di Mana Melakukan Publikasi untuk Karyawan Baru?

Tulis dan tempatkan iklan Anda di tempat yang paling dicari. Misalnya, kalau mau disiarkan di media cetak, pilih halaman yang paling banyak dibaca orang, atau minta dimuat pada hari Minggu. Sesuaikan dengan karyawan yang ingin Anda rekrut. Pilih surat kabar khusus yang banyak dibaca oleh professional. Ada baiknya mengirimkan job opening ke kampus-kampus atau sekolah bisnis. Biarkan institusi pendidikan mengetahui perusahaan Anda dan tujuan perekrutan.

Ada baiknya juga untuk beriklan di radio, televisi kabel atau dengan cara mensponsori suatu kegiatan promosi. Cara lain adalah mencoba iklan luar ruang seperti memasang iklan lowongan kerja di busway atau di temmpat umum lainnya. Cara ini akan meraih audiens yang luas.

2.Bagaimana Merekrut Karyawan dalam Pasar Kerja yang Melimpah?

Ø   Dapatkan referensi tentang calon pegawai dari karyawan Anda.

Ø   Mintalah supplier Anda untuk merekomendasikan orang yang menurut mereka berkualitas.

Ø   Masukkan iklan lowongan di internet.

Ø   Pertimbangan dari berbagai macam sumber.

3.      Strategi Merekrut yang Cerdas

Ø   Rekrutlah dengan pelan. Bangunlah kemauan untuk mengorbankan waktu dan energi dalam mengambil keputusan perekrutan.

Ø   Pastikan dengan jelas di benak Anda apa yang disyaratkan pekerjaan dan nilailah kualifikasi para kandidat berdasarkan kualifikasi pekerjaan tersebut.

Ø   Bayangkan seberapa baik kandidat akan sesuai dengan budaya perusahaan Anda. Apakah sikap mereka sesuai? Apakah dia kooperatif?

Ø   Persempit jumlah kandidat yang serius. Cara mengeluarkan kandidat misalnya dengan mengumumkan bahwa diperlukan tes narkoba untuk semua karyawan baru, atau meminta mereka membuat tulisan singkat mengapa mereka menginginkan pekerjaan tersebut.

Ø   Lakukan wawancara singkat dengan 8 – 10 kandidat terbaik untuk mengurangi jumlah kandidat. Kemudian lakukan wawancara yang lebih panjang dengan dua atau tiga kandidat yang terpilih.

Hasil yang didapatkan dari proses rekrutmen adalah sejumlah tenaga kerja yang akan memasuki proses seleksi, yakni proses untuk menentukan kandidat yang paling layak untuk mengisi jabatan tertentu yang tersedia di perusahaan.

Tahap awal yang perlu dilakukan dalam seleksi adalah menerima berkas lamaran dan melihat daftar riwayat hidup atau curriculum vittae (CV) milik pelamar. Kemudian dari cv pelamar dilakukan penyortiran antara pelamar yang akan dipanggil dengan yang gagal memenuhi standar suatu pekerjaan. Lalu berikutnya adalah memanggil kandidat terpilih untuk dilakukan ujian test tertulis, wawancara kerja atau interview dan proses seleksi lainnya.

Seleksi dan rekrutmen bertanggung jawab untuk menjawab kebutuhan pegawai melalui penerimaan pegawai hingga penempatan para pegawai baru tersebut di posisi-posisi yang tepat.

Sedangkan penerimaan adalah proses menerima sejumlah orang sebagai pegawai setelah melalui proses seleksi yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

2.     Pendidikan dan Pelatihan

Pendidikan dan pelatihan memiliki fungsi untuk menjaga kualitas sumber daya manusia dalam organisasi melalui berbagai aktivitas pelatihan, pendidikan dan pengembangan sebagai upaya peningkatan kemampuan dan keterampilan kerja. Aktivitas ini dapat dilakukan secara internal maupun eksternal

Pendidikan dan pelatihan digunakan untuk :

1.      Mendapatkan kualitas dan kuantitas pegawai yang tepat yang diperlukan
untuk mencapai tujuan organisasi.

2.      Memberikan informasi kepada pegawai sehingga dapat menambah pengetahuan dan keterampilan.

3.      Memberikan pengertian tentang kewajiban dan tanggung jawab dari suatu jabatan dan tentang tugas-tugas yang terkandung dalam tiap jabatan, serta bagaimana melaksanakan tugas tersebut.

Agar menyediakan Pelatihan yang baik untuk karyawan yang berpendidikan tinggi dan untuk karyawan yang berpendidikan rendah maka perusahaan harus memberikan suatu fasilitas. Hal ini dilakukan agar karyawan yang berpendidikan rendah dapat memperoleh pendidikan tinggi dan karyawan yang berpendidikan tinggi dapat lebih meningkatkan kemampuannya.

3.     Manajemen Data

Manajemen data adalah suatu kegiatan pengolahan data yang berhubungan dengan pegawai dan memproses data tersebut sehingga data tersebut dapat digunakan sebagai sumber informasi untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi semua yang membutuhkan

4.     Penghentian dan Administrasi Tunjangan

Kegiatan penghentian berfungsi untuk mengelola seluruh tindakan pemutusan hubungan kerja dalam organisasi yang disebabkan karena banyak hal seperti habisnya masa kontrak, pensiun, meninggal, atau karena suatu kesalahan yang menyebabkan seorang pegawai harus diberhentikan.

Sedangkan administrasi tunjangan suatu kegiatan di dalam perusahaan yang bertugas untuk mengelola tunjangan-tunjangan yang harus diberikan kepada pegawai yang masih bekerja maupun pagawai yang sudah pensiun.

2.4. ARUS SUMBER DAYA PERSONIL

Penjelasan :

Perusahaan yang membutuhkan pegawai terlebih dahulu melakukan kegiatan perekrutan terhadap calon pegawai sesuai dengan keahlian dan kemampuan yang telah ditentukan oleh perusahaan tersebut. Calon pegawai yang memenuhi syarat kemudian diterima menjadi pegawai perusahaan. Pegawai yang telah bekerja diberikan diklat berupa pendidikan dan pelatihan oleh perusahaan untuk meningkatkan kualitas. Kemudian perusahaan melakukan kegiatan penghentian terhadap pegawai yang telah habis masa kontrak ataupun pegawai yang harus pensiun. Perusahaan memberikan tunjangan kepada pegawai yang masih bekerja ataupun yang telah pensiun. Semua kegiatan tersebut dikelola oleh suatu manajemen data yang ada di dalam perusahaan.

2.5. MODEL SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

       

 

 

Penjelasan :

Sistem informasi sumber daya manusia memperoleh data-data dari berbagai sumber. Data-data yang masuk berasal dari sumber internal (Sinformasi Akuntansi dan Subsistem Penelitian SDM) dan sumber eksternal (Subsistem Inteligen SDM). Kemudian semua data dimasukan ke dalam suatu database yang nantinya akan dikelola menjadi sebuah informasi yang lebih bermanfaat. Informasi yang telah dihasilkan kemudian dimanfaatkan oleh Subsistem Angkatan kerja, Subsistem Perekrutan, Subsistem Manajemen Angkatan Kerja, Subsistem Kompensasi, Subsistem Tunjangan, dan Subsistem Pelaporan Lingkungan untuk disalurkan atau diberikan kepada para pemakai yang membutuhkan informasi tersebut.

2.6. SUB SISTEM INPUT SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

Data-data yang diperoleh berasal dari berbagai sumber, yaitu :

A. SUMBER INTERNAL

1.     Sistem Informasi Akuntansi

Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu sistem dalam sebuah organisasi yang bertanggung jawab untuk penyiapan informasi yang diperoleh dari pengumpulan dan pengolahan data transaksi yang berguna bagi semua pemakai baik di dalam maupun di luar perusahaan.

Pada subsistem input sistem informasi SDM ini, data yang diolah terdiri dari data personil dan data keuangan.

2.     Subsistem Penelitian SDM

Sistem ini bertugas mengumpulkan data melalui kegiatan penelitian khusus seperti :

a.      Penelitian Suksesi

Melakukan penelitian apakah seorang pegawai telah berhasil mencapai kesuksesan dalam bidangnya.

b.      Analisis dan Evaluasi Jabatan

Melakukan penelitian apakah seorang pegawai telah melaksanakan tanggung jawab ataupun tugas-tugasnya sesuai dengan jabatan masing-masing.

c.       Penelitian Keluhan

Mengumpulkan data-data berupa keluhan para pegawai tentang pekerjaan mereka agar pegawai tersebut bisa bekerja dengan lebih maksimal dan tidak mengalami kebosanan.

B. SUMBER EKSTERNAL

1.     Subsistem Inteligen SDM

Sistem yang bertugas menjelaskan fungsi yang berhubungan dengan pengumpulan data dari elemen-elemen di lingkungan luar perusahaan khususnya elemen-elemen yang berhubungan dengan informasi yang dibutuhkan.

Elemen-elemen ini meliputi :

q  Pemerintah.

Pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.

q  Pemasok.

Sebagai contoh perusahaan asuransi, yang memberikan tunjangan pegawai, dan lembaga penempatan lulusan universitas serta agen tenaga kerja yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru.

Para pemasok ini menyediakan data dan informasi yang memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan dan peneriamaan.

q  Pelanggan

   Pelanggan memeberikan data dan informasi berupa kepuasan mereka akan pelayanan yang diberikan oleh perusahaan. Apakah pegawai perusahaan memberikan pelayanan yang baik atau tidak.

q  Serikat Pekerja.

Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan.

2.7. DATABASE SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

 Data yang diperoleh dari subsistem input SISDM dimasukkan ke dalam suatu database yang telah dirancang oleh perusahaan tersebut untuk diolah lebih lanjut agar menghasilkan informasi yang lebih bermanfaat.. Database SISDM bukan hanya data mengenai pegawai tetapi juga mengenai perorangan dan organisasi dilingkungan luar perusahaan yang mempengaruhi arus personil.

Database SDM dr lingkungan , terdiri 5 kategori :

1. Database Perusahaan Pencari Eksekutif
2. Database Universitas
3. Database Agen tenaga Kerja
4. Database Akses Umum
5. Bank Pekerjaan Perusahaan

ISI DATABASE :

1. Data pegawai, merupakan satu-satunya data yang disimpan, tetapi untuk tiap pegawai dapat tersimpan ratusan elemen data.
2. Data non pegwai, mengindentifikasikan organisasi di lingkungan perusahaan, seperti agen tenaga kerja, akademi & universitas, serikatpekerja, pemerintah

2.8.  SUBSISTEM OUTPUT SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

Data-data yang telah diubah menjadi informasi kemudian dimanfaatkan oleh beberapa subsistem output sistem informasi SDM, yaitu :

1.     Subsistem Angkatan Kerja

Bertugas melakukan kegiatan mengidentifikasi pengetahuan dan keahlian seorang pegawai yang dibutuhkan oleh perusahaan di masa yang akan datang sehingga kualitas perusahaan untuk selanjutnya dapat lebih ditingkatkan lagi.

2.     Subsistem Perekrutan

Bertugas melakukan kegiatan perekrutan atau seleksi terhadap calon pegawai yang nantinya akan menjadi pegawai di perusahaan tersebut. Kegiatan perekrutan dilakukan untuk mencari pegawai yang memiliki keahlian berdasarkan data-data yang telah ditetapkan oleh subsistem angkatan kerja sehingga pegawai yang diperoleh dapat memenuhi permintaan perusahaaan.

3.     Subsistem Manajemen Angkatan Kerja

Bertugas mengatur dan mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi atau perusahaaan.

Informasi–informasi yang diberikan oleh subsistem ini meliputi informasi pelatihan, penilaian atau evaluasi kerja, evaluasi keahlian, karir, dan kedisiplinan pegawai.

4.     Subsistem Kompensasi

Bertugas melakukan proses penggajian terhadap pegawai perusahaan dan kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, serta perhitungan gaji dan bonus.

5.     Subsistem Tunjangan

Bertugas memberikan tunjangan bagi pegawai yang masih bekerja      maupun pegawai yang sudah pensiun seperti tunjangan hari raya dan    tunjangan pensiun.

6.     Subsistem Pelaporan Lingkungan

Bertugas melaporkan Informasi–informasi yang berhubungan dengan             keluhan–keluhan, kecelakaan selama kerja, kesehatan karyawan dan           lingkungan kerjanya.

BAB. III

PENUTUP

                   

3.1 KESIMPULAN

Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia adalah sebuah sistem yang mendukung proses pengambilan keputusan dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan. Informasi yang disediakan merupakan berbagai informasi mengenai pegaswai dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Sistem informasi sumber daya manusia sangat penting dalam suatu perusahaan, karena kesuksesan suatu perusahaan salah satunya ditentukan oleh kualitas sumber daya manusia yang terdapat dalam perusahaan tersebut.

Kegiatan utama Sumber Daya Manusia adalah perekrutan dan peneerimaan, pendidikan dan pelatihan, manajemen data, serta penghentian dan administrasi tunjangan.

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia terdiri dari Subsistem input (Sistem Informasi Akuntansi, Subsistem penelitian SDM, dan Subsistem Intelijen SDM), database, dan Subsistem output (Subsistem Angkatan Kerja, Subsistem Perekrutan, Subsistem Manajemen Angkatan Kerja, Subsistem Kompensasi, Subsistem Tunjangan, dan Subsistem Pelaporan Lingkungan)

DAFTAR PUSTAKA

1.      Laudon, Keneth C.2004.Sistem Informasi Manajemen.Andi:Yogyakarta

2.      http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_manajemen_sumber_daya_manusia”
portalHR – www.portalhr.com

3.      http://abstraksi-ta.fti.itb.ac.id/?abstraksi=1&details=1&id=15&tahun=2005

4.      http://www.portalhr.com/tips/2id20.html

5.      http://www.google.com

6.      Jogiyanto. Sistem Teknologi Informasi. Andi, Yogyakarta :249 – 257.

7.      http://vellyajah.blogspot.com/2008/09/sistem-informasi-sumber-daya-manusia.html

8.      http://yodisetyawan.wordpress.com/2008/05/02/sistem-informasi-sumber-daya-manusia.

9.      Sedarmayanti.(2007).Manajemen Sumber Daya Manusia. Bandung : Aditama.

10.  http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_manajemen_sumber_daya_manusia

11.  http://antordo.blogspot.com/2009/10/sistem-informasi-sumber-daya-manusia.html

12.  http://dinkesbonebolango.org/index2.php?option=com_content&do_pdf=1&id=215

13.  http://www.ardy.biz/2010/11/sistem-informasi-sumber-daya-manusia.html